Klokkeluidersregeling

VB 7.5. Klokkenluidersregeling

1. Algemeen
2. Reikwijdte
3. Procedure
4. Vertrouwelijk

1. Algemeen
Ingevolge art. 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient een accountantsorganisatie
te beschikken over een klokkenluidersregeling.

Art. 32 VAO 1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de
accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende
onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze
regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de
onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen
van passende maatregelen door de accountantsorganisatie. 2. De in het eerste lid bedoelde regeling
wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst.
In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze
binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de
accountantsorganisatie.

2. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
A. handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
B. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
C. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
D. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
E. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
F. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de
accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze
klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat
gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

3. Procedure
1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt,
heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon, te weten de
heer Gerard den Hollander.

2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via:

Gerard den Hollander

3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.

4. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De
vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding
in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de
ontvangst van de melding.

5. a) Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de
vertrouwenspersoon onmiddellijk de directeur. De vertrouwenspersoon informeert hierover
tevens de melder.

6. b) Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe
beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.

c) Bij het informeren van de directeur en compliance officer als bedoeld in de punten 4a en
4b maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.

7. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van
zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene
omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder
hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de
afwerking van diens melding.

8. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe
beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in
overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

4. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding
en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert dat medewerkers die meldingen aan de
vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen
enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie,
dan wel zijn/haar carrière.